Logiciels de gestion des commandes B2B : comment choisir

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des commandes B2B ?

Un logiciel de gestion des commandes B2B (aussi appelé OMS, pour Order Management System) est une solution qui centralise la prise de commande, la validation, le traitement, l'expédition et la facturation des transactions entre professionnels dans une interface unique. Il se connecte aux différents canaux par lesquels arrivent les commandes (portail e-commerce, email, appel téléphonique, EDI, marketplace) et les injecte dans un flux unifié, quel que soit leur format d'origine.

Ce qui distingue un OMS B2B d'un simple outil de gestion commerciale, ce sont les spécificités propres aux transactions inter-entreprises : commandes multi-lignes avec des centaines de références, tarifs négociés par client ou par contrat-cadre, circuits de validation internes à plusieurs niveaux, conditions de paiement à terme (30, 60, 90 jours) et intégrations bidirectionnelles avec les ERP et CRM de l'acheteur. Un logiciel conçu pour le B2C ne couvre pas ces cas d'usage sans développements lourds, ce qui explique l'émergence de solutions spécialisées.

L'objectif d'un tel logiciel est double : côté opérations, il réduit les tâches manuelles (ressaisie, vérification de stock, relance de paiement) et le taux d'erreur de saisie. Côté client, il offre une expérience d'achat fluide avec suivi de commande en temps réel, self-service (modification, annulation, réapprovisionnement) et visibilité complète sur l'historique et les conditions tarifaires.

La gestion des commandes B2B désigne l'ensemble des processus et des outils qui permettent de piloter le cycle de vie d'une commande entre professionnels, depuis la prise de commande jusqu'à la livraison, la facturation et le service après-vente. Contrairement au B2C, le B2B implique des commandes multi-lignes avec des tarifs négociés par client, des circuits de validation internes, des conditions de paiement à terme et des intégrations avec les ERP et CRM de l'acheteur.

Un logiciel de gestion des commandes B2B (souvent appelé OMS, pour Order Management System) centralise ces flux dans une interface unique, quel que soit le canal d'entrée de la commande : portail e-commerce, email, appel téléphonique, EDI ou marketplace.  

L'objectif est double : réduire les tâches manuelles (ressaisie, vérification, relance) et offrir aux clients professionnels une expérience d'achat fluide, avec suivi en temps réel et self-service.

OMS B2B vs ERP - ce que chacun couvre

Pour approfondir le rôle de l'intelligence artificielle dans l'orchestration des commandes, consultez l'article dédié à l'IA dans la gestion des commandes B2B.

À mesure que les commandes en ligne B2B deviennent de plus en plus fréquentes et complexes, disposer d'un logiciel de gestion de commandes de premier ordre n'est pas seulement une bonne idée pour votre entreprise, c'est une nécessité.

Les logiciels de gestion de commandes ne se contentent pas de gérer les commandes B2B traditionnelles, qui ont de longs délais de livraison et des processus d'exécution prédéterminés. Il vous aide également à accepter et à gérer les commandes à délai court qui s'apparentent davantage à des achats B2C. Selon Gartner, 50 % des clients B2B déclarent que leurs attentes en matière de rapidité et d'options de livraison ont augmenté au cours des 12 derniers mois. Cette pression impose de repenser l'ensemble du processus de vente B2B pour y intégrer des outils d'orchestration performants.

Dans ce guide, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur les logiciels de gestion de commandes B2B. Vous découvrirez comment ils peuvent aider votre entreprise, les principales fonctionnalités à rechercher et les trois principales plateformes à considérer.

5 raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d'un système de gestion de commande B2B

La mise en place d'un logiciel de gestion de commandes B2B est l'une des meilleures décisions que votre entreprise puisse prendre, et ce pour cinq raisons essentielles.

Fluidifiez vos canaux de vente

La gestion de plusieurs canaux de vente peut s'avérer difficile, surtout si votre entreprise s'appuie sur des processus manuels pour intégrer les commandes. Il est trop facile que les commandes soient dupliquées ou oubliées, ce qui crée des maux de tête pour vous et vos clients.

Mais avec une plateforme numérique de gestion de commandes, toutes les données relatives à vos commandes sont regroupées au même endroit, ce qui vous permet d'éviter les confusions coûteuses et les commandes manquées. Par exemple, si un client passe commande en ligne puis par l'intermédiaire d'un représentant commercial, votre équipe peut visualiser les deux commandes ensemble et détecter d'éventuels problèmes rapidement. Cette centralisation est d'autant plus critique quand l'entreprise vend via une marketplace B2B en plus de son site e-commerce et de sa force de vente terrain.

Il réduit le temps de traitement des commandes

Dans un processus de vente traditionnel, les commerciaux doivent généralement transcrire les appels téléphoniques et échanger des e-mails avec les clients pour confirmer les détails de la commande. Ces allers-retours peuvent à eux seuls prolonger le temps de traitement des commandes, et si un commercial est en vacances ou malade, cela peut retarder la vente encore plus longtemps.

Un système de gestion de commandes clients B2B peut aider votre organisation à éviter les retards. Au sein de la plateforme, les clients peuvent rapidement passer des commandes eux-mêmes, sans avoir à attendre de parler à un commercial. Les entreprises qui passent à l'automatisation des commandes B2B réduisent en moyenne le temps de traitement de 50 à 80 %, ce qui libère les équipes ADV pour se concentrer sur la relation client.

Il vous aide à évoluer

Sans système de gestion de commandes, le seul moyen de développer votre entreprise est d'embaucher davantage de commerciaux, ce qui est coûteux et chronophage.

Un logiciel de gestion de commandes vous permet de traiter plus de commandes sans alourdir la charge de travail de votre équipe de vente. Cela signifie qu'au lieu de passer du temps à traiter les commandes et les réapprovisionnements, votre force de vente peut concentrer son énergie sur ce qu'elle fait de mieux : acquérir de nouveaux clients.

Il facilite la gestion des stocks

Un système de gestion de commandes B2B peut également vous aider à éviter les ruptures de stock (et la panique qui en découle). Le logiciel vous indique la quantité de n'importe quel produit que vous avez en stock et met automatiquement à jour les niveaux de stock après chaque nouvelle commande. Vous pouvez même définir des alertes lorsque les niveaux de stock descendent en dessous d'un certain seuil. Grâce à cette visibilité accrue, vous pouvez réapprovisionner de manière proactive les produits clés afin qu'ils soient toujours disponibles pour vos clients.

Il offre une meilleure expérience à vos clients

Selon Gartner, 75 % des clients B2B préfèrent les processus de vente qui ne nécessitent pas de parler à des représentants commerciaux. En adoptant un système de commande numérique, vous n'améliorez pas seulement le processus d'exécution de votre entreprise, vous vous alignez également sur les préférences de vos clients.

En outre, les logiciels de gestion de la chaîne logistique B2B peuvent offrir une meilleure expérience de bout en bout à vos clients. Il leur permet de passer plus facilement des commandes et d'utiliser différents modes de paiement lors du règlement. De plus, le logiciel offre une meilleure visibilité aux utilisateurs finaux, permettant aux clients de suivre leurs commandes et d'effectuer des retours.

Évaluez l'impact potentiel d'un OMS sur votre activité

Ce qu'il faut considérer avant de choisir un logiciel de gestion de commande B2B

Avant d'opter pour le premier logiciel de gestion de commandes B2B que vous voyez, il est essentiel de réfléchir à la manière dont une plateforme fonctionnera pour votre entreprise. Voici ce qu'il faut garder à l'esprit avant d'acheter.

Intégrations avec d'autres systèmes

Votre nouveau logiciel doit s'intégrer aux outils que vous utilisez déjà, tels que :

• Logiciel de gestion de la relation client (CRM)

• Logiciel de gestion de la chaîne d'approvisionnement et des entrepôts

• Logiciel de planification des ressources de l'entreprise (ERP)

• Logiciel de gestion des informations produit (PIM)

• Logiciel de comptabilité

• Logiciel de marketing

Par exemple, si votre système de gestion de commandes s'intègre à votre plateforme CRM, votre équipe commerciale peut voir en un coup d'oeil si un client a récemment passé une commande et si celle-ci a été honorée.

De plus, l'intégration de votre logiciel de gestion de commandes à votre logiciel de comptabilité facilite le suivi du chiffre d'affaires de votre entreprise et permet de repérer les tendances de vos ventes au fil du temps. Pour les entreprises qui gèrent à la fois les ventes et les achats, la question de quelle plateforme e-commerce B2B choisir mérite un benchmark structuré intégrant la dimension OMS.

Conseil d'expert : Pour organiser les données relatives aux commandes, de nombreuses personnes choisissent parmi deux types de logiciels :

• Logiciel de gestion de commandes traditionnel (OMS) - un système autonome avec des outils pour le traitement des commandes, la gestion des stocks, l'expédition et les retours.

• Logiciel de planification des ressources de l'entreprise (ERP) - une solution de gestion d'entreprise tout-en-un qui facilite les outils de gestion de commandes et comprend des outils de CRM, de comptabilité, de gestion de la chaîne d'approvisionnement, de marketing, et bien d'autres encore.

Si vous utilisez déjà des logiciels de CRM et de comptabilité distincts, vous pouvez gagner du temps et de l'argent en choisissant une plateforme OMS traditionnelle. En revanche, si vous souhaitez numériser plusieurs aspects de votre entreprise à la fois, un logiciel ERP peut s'avérer être un meilleur choix.

Cela dit, les logiciels OMS et ERP présentent un inconvénient : ils ne permettent pas de passer des commandes. C'est pourquoi nous recommandons l'utilisation d'une plateforme de commerce unifiée et orientée client comme DJUST. Notre logiciel permet aux clients de passer des commandes, de suivre les commandes en cours, d'effectuer des retours, etc.

Personnalisation et flexibilité

La plupart des plateformes comprennent un ensemble de fonctionnalités standard dont tout le monde peut bénéficier. Mais les seules qui valent la peine d'être utilisées sont celles qui vous permettent d'adapter les caractéristiques et les fonctionnalités à vos besoins. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d'un système de gestion de commandes B2B en ligne qui vous permette d'ajuster rapidement les volumes de commande, de personnaliser les horaires de livraison ou d'offrir la possibilité de récupérer les commandes prioritaires dans votre entrepôt pour une exécution plus rapide.

Conseil d'expert : Votre entreprise a probablement passé des années à élaborer un processus de gestion de commandes adapté à vos produits et aux besoins spécifiques de vos clients. Méfiez-vous donc des logiciels qui vous obligent à suivre leurs processus standardisés. C'est une règle de base importante lors de l'achat d'un logiciel : la plateforme que vous choisissez doit s'adapter à vos besoins, et non l'inverse.

En outre, trouvez un logiciel capable d'évoluer avec votre entreprise. Cela vous permet d'ajuster et d'adapter votre processus de gestion de commandes en fonction des besoins futurs. Par exemple, si vous proposez actuellement des prix fixes, mais que vous souhaitez à l'avenir proposer des prix spécifiques à chaque client. Dans ce cas, recherchez un logiciel qui vous permettra de créer des listes de prix spécifiques à chaque compte. La capacité à gérer des devis automatisés avec reprise des tarifs négociés est un critère souvent sous-estimé qui impacte directement la satisfaction client et la vitesse du cycle de vente.

Sécurité et protection des données

Les ransomwares et autres attaques numériques deviennent de plus en plus fréquents, c'est pourquoi votre logiciel B2B de gestion de commandes doit protéger efficacement les données de vos clients. Recherchez des fonctions de sécurité telles que l'authentification multifactorielle, la possibilité d'attribuer des rôles d'accès aux utilisateurs et le cryptage des données. Certaines plateformes offrent également une prise en charge de la connexion unique.

Délai de mise en oeuvre

Le dernier élément à prendre en compte est le délai de transition vers un système de traitement de commandes interentreprises. La mise en oeuvre ou la replatformisation peut prendre du temps, coûter cher et nécessiter l'adhésion de nombreuses parties prenantes au sein de l'entreprise.

Assurez-vous d'obtenir un calendrier d'intégration clair de la part de tout fournisseur de logiciel avec lequel vous envisagez de travailler. DJUST, par exemple, peut créer un nouveau système de gestion des commandes pour votre entreprise ou réaliser une intégration numérique de votre processus de commande existant en quatre mois ou moins.

Fonctionnalités clés d'un logiciel de gestion de commande B2B

Examinons les fonctionnalités indispensables des systèmes de gestion de commandes clients en ligne pour vous aider à choisir celui qui vous convient le mieux.

Gestion de commandes

• Validation des commandes : Définissez des règles automatisées pour valider les commandes avant leur traitement. Ces règles peuvent obliger un commercial à vérifier les commandes qui dépassent un certain seuil.

• Gestion des devis : Créez, suivez et fournissez des devis à vos clients. Les meilleures plateformes vous permettent de personnaliser les règles de validation des devis.

• Traitement et suivi des commandes : Contrôlez votre processus d'exécution en suivant toutes les étapes de traitement, de la validation à l'expédition, en un seul endroit.

• Mise à jour en temps réel de l'état des commandes : Informez vos clients à chaque étape du processus de livraison.

• Annulation ou modification : Permettez aux clients d'annuler ou de modifier les commandes qui n'ont pas encore été expédiées.

Gestion des clients

• Comptes d'entreprise : Créez des profils clients comprenant les détails de leur contrat, leurs préférences d'expédition et l'historique de leurs commandes.

• Groupes de clients : Classez les clients en groupes pour les catalogues de produits, la tarification et l'analyse des ventes.

• Réapprovisionnement : Permettez aux clients de commander à nouveau rapidement les articles qu'ils ont commandés dans le passé.

Gestion des stocks

• Gestion centralisée des stocks : Suivez les stocks de tous vos produits dans une base de données unique accessible par toutes vos équipes.

• Numérisation des codes-barres : L'apposition de codes-barres scannables sur vos produits facilite la gestion d'entrepôt.

Paiements

Enfin, n'oubliez pas les intégrations avec des prestataires de services de paiement (PSP) tels que Djust, Stripe, Lemonway et Mangopay. Ces PSP vous permettent d'accepter des méthodes de paiement adaptées au B2B, notamment les cartes d'achat, les virements bancaires et les chèques.

Comment déployer un OMS B2B : méthode en 4 étapes

Le choix d'un logiciel de gestion des commandes B2B n'est que la première étape. Le déploiement détermine le succès réel du projet. Les échecs viennent rarement de la technologie, mais d'un périmètre mal défini ou d'une résistance au changement non anticipée.

Plan de déploiement OMS B2B

La phase de cadrage est souvent sous-estimée. L'objectif est de cartographier les canaux par lesquels arrivent les commandes (portail, email, téléphone, EDI), de mesurer le volume par canal et d'identifier les 3 douleurs prioritaires. Un atelier de 2 heures avec les équipes ADV, commerciale et logistique suffit généralement. Exemple concret : un distributeur de matériaux découvre que 60 % de ses commandes arrivent par email au format PDF, ce qui en fait le canal prioritaire à automatiser.  

Le pilote avec 10 comptes clients volontaires est l'étape décisive. Mesurez 3 KPI : le taux d'adoption (commandes passées via le nouveau système vs. email/téléphone), le temps moyen de traitement et le nombre d'erreurs. Si le taux d'adoption dépasse 50 % en 4 semaines, le pilote est validé et la généralisation peut commencer. Les entreprises qui suivent les dernières tendances e-commerce B2B constatent que le self-service client est le premier accélérateur d'adoption.

Les 3 meilleurs logiciels de gestion de commande B2B

Pour vous faire gagner du temps et des efforts, nous avons fait le gros du travail et trouvé trois systèmes de gestion de commandes qui peuvent aider à transformer votre stratégie B2B.

DJUST

DJUST est une plateforme e-commerce B2B robuste et unifiée. Notre logiciel offre diverses fonctionnalités pour gérer tous les aspects de votre processus de commande, depuis l'accueil des clients et l'exécution des commandes jusqu'à l'acceptation des paiements et la fourniture de services après-vente.

Avec DJUST, vous pouvez construire des flux de validation de commande flexibles et surveiller l'ensemble de votre processus d'exécution en un seul endroit. Notre plateforme prend également en charge les ventes omnicanales et le fractionnement des commandes.

DJUST vous aide également à fidéliser vos clients grâce à des fonctionnalités telles que le suivi des commandes en temps réel et des niveaux de service client spécifiques aux contrats.

Il est important de noter que la transition vers DJUST est transparente. Vous pouvez mettre en oeuvre notre logiciel en moins de quatre mois, et il fonctionne avec n'importe quel système de commande existant.

SAP Commerce Cloud

SAP Commerce Cloud est l'une des plateformes d'eCommerce d'entreprise les plus populaires. Elle prend en charge les catalogues personnalisés, les devis en ligne, les ventes omnicanales, etc. Elle permet également de suivre les stocks et de prévoir avec précision la date de livraison des articles aux clients.

SAP Commerce Cloud est une bonne option si vous souhaitez connecter votre système de gestion de commandes à une plateforme ERP à l'avenir. Il s'intègre parfaitement à SAP ERP.

Cependant, s'habituer à SAP Commerce Cloud peut prendre un certain temps, car il est très riche en fonctionnalités.

Salesforce Commerce Cloud

Salesforce est surtout connu comme plateforme de gestion de la relation client (CRM), mais il dispose également d'un composant B2B que vous pouvez utiliser pour la gestion de commandes : Salesforce Commerce Cloud.

Salesforce Commerce Cloud vous permet d'élaborer des flux d'exécution complexes et prend en charge les ventes omnicanales grâce au fractionnement des commandes.

L'inconvénient est que l'écosystème Salesforce est énorme, et que seule une petite partie de cet écosystème est axée sur les logiciels de gestion de commandes de eCommerce B2B. Pour les entreprises qui cherchent une solution 100 % dédiée au B2B, une plateforme spécialisée comme DJUST offre une couverture fonctionnelle plus profonde et un déploiement plus rapide.

Conseil d'expert : soyez prudent lorsque vous utilisez des fournisseurs qui proposent à la fois des solutions B2B et B2C. Si l'utilisation d'un fournisseur hybride peut sembler une bonne idée à première vue, les exigences relatives aux commandes B2B et B2C sont très différentes. Il est donc préférable d'avoir des systèmes de gestion de commandes distincts pour vos ventes B2B et B2C.  

En conclusion

Les logiciels de gestion de commandes B2B peuvent aider votre entreprise à fluidifier les canaux de vente, à réduire le temps de traitement des commandes, à mieux gérer les stocks et à améliorer l'expérience client. Lorsque vous choisissez un logiciel, recherchez des fonctionnalités telles que les intégrations, la personnalisation et la sécurité, ainsi que des outils pour rendre la gestion des commandes, des clients et des paiements plus transparente.

Le choix du bon outil passe par un audit de vos flux actuels, une évaluation structurée des solutions (en utilisant la scorecard ci-dessus) et un déploiement progressif avec pilote. Les entreprises qui réussissent cette transition constatent en moyenne une réduction de 50 à 80 % du temps de traitement et un taux d'erreur inférieur à 1 %. Pour les organisations qui explorent l'eCommerce B2B comme canal complémentaire, l'OMS est le socle technique indispensable pour orchestrer les commandes de bout en bout.

Chez DJUST, nous avons développé une puissante solution de gestion de commande B2B qui peut se connecter à n'importe quel système de commande existant.

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